賃貸借契約時の必要書類とは？印鑑証明・住民票・収入証明書について解説

新生活や異動に伴う引っ越し、ライフステージに合わせて住まいを変える時、多くのリスクが発生します。
物件探しや選択後の「賃貸借契約」は避けて通れない課題で、賃貸物件を借りる際にはいくつかの重要な書類の準備が必要です。
この記事では、それぞれの書類の役割や取得方法について解説するので、書類を準備する際にぜひお役立てください。

賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由

賃貸借契約を結ぶ際には、契約書に押印作業が欠かせません。
印鑑を押すか所が多く、煩わしさを感じることも少なくないですが、その押印作業1つで多くの役割を果たしています。
そして使用する印鑑において印鑑証明書の提出が求められる場合があります。
理由は、契約の信頼性を高めるためです。
とくに、実印と印鑑登録の重要性、連帯保証人の確認、そしてなりすまし防止と法的効力の観点から説明します。

実印が必須。なぜ実印が重要なのか

賃貸借契約では、本人と連帯保証人の実印、つまり本人が印鑑登録をした法的な効力を持つ印鑑が必要です。
印鑑登録は市町村や区役所にて、本人確認書類、登録する印鑑、登録手数料を持参し、窓口にて申請をおこないます。
登録した印鑑で契約書に押印することは、契約内容に同意した証となり、明記された内容を納得して契約を交わすことが重要です。
これにより、不要なトラブルを回避し、契約書を根拠にした交渉も容易におこなえます。
印鑑証明書の取得には登録が完了するまで数日から数週間を要することがありますので、契約等に余裕を持って申請をおこなうほうが良いでしょう。

賃貸主の印鑑証明書。本人であるかどうかの確認

先述しましたように、印鑑登録は本人確認書類を公的機関へ提出した上でおこなうため、第三者のなりすましを防止しています。
そのため、大家さんは入居者が本当に契約書に署名した本人であることを確認するために、印鑑証明書の提出を求めてきます。

賃貸主の信頼性を確保するため、連帯保証人の印鑑証明書も必要

連帯保証人の印鑑証明書は、大家さんが連帯保証人の信頼性を確保するために必要とされることが少なくないです。
とくに、学生や個人事業主など、本人と連帯保証人が遠方に住む場合は、連帯保証人の印鑑証明書が必須とされます。
入居者が家賃を支払えなくなったり、物件を破損した場合などと、さまざまなリスクがあります。
連帯保証人の印鑑証明書は、そうしたリスクに備えるための担保として求められるのです。
契約者本人が責任を負えない場合、連帯保証人が責任を持てる身元が保証された人物であることの証明になります。
つまり、印鑑証明書の提出は、賃貸借契約における本人確認と信頼性確保、そしてリスク管理の観点から必要になるわけです。
賃貸物件を探している方は、よく理解しておく必要があるでしょう。

賃貸借契約に住民票が必要な理由

賃貸借契約を結ぶ際に、住民票の提出が求められる理由は、主に身元確認のためです。
住民票には、運転免許証などの本人確認書類には記載されていない以前の住所や世帯主の情報が含まれており、これにより不動産会社や大家さんは入居者の身元を正確に把握することができます。

住民票の有効期限は3か月以内

住民票の有効期限には注意が必要です。
一般的には、住民票は取得から3か月以内のものが有効とされています。
これは、住民票の情報が最新であることを保証するためであり、賃貸借契約を結ぶ際には、契約直前に住民票を取得することが推奨されます。
また、単身者の契約には抄本、家族全員が引っ越す場合などは謄本を取得するようにしましょう。
マイナンバーカードを取得している方やスマートフォン用電子証明書搭載済みのスマートフォンを利用して市町村が発行する証明書を全国のコンビニエンスストアのマルチコピー機から取得でき、コンビニ交付を活用する事もできます。

住民票にマイナンバーは掲載してはいけない

住民票にはマイナンバーを記載することが可能ですが、マイナンバーを他者に知られたくない方や安易に使用したくない方も少くありません。
無いよりはあった方が何かと楽かもしれないと考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、賃貸借契約に提出する住民票にはマイナンバーを記載しない方が良いとされています。
マイナンバーは個人の重要な情報に紐付いるため、不動産会社や大家さんがマイナンバーが記載された住民票を受け取ることを拒否する場合があります。
忙しい転居の準備を無駄なく進めるために、住民票を取得する際はマイナンバーが記載されていないものを選びましょう。

賃貸借契約に収入証明書が必要な理由について

賃貸借契約の際には、印鑑証明書や住民票にくわえて、「収入証明書」の提出を求められることも少なくありません。
収入証明書は、契約者が家賃を確実に支払えるだけの収入があることを証明するための書類です。
しかし、実は収入証明書という書類はありません。

実は、「収入を証明するものとして認められる書類」をまとめて「収入証明書」と呼んでいるだけです。

どのような収入証明書を準備するべきか

「収入証明書」には、所得証明書、源泉徴収票、確定申告書の写しなどがあり、市町村が発行するものと勤め先が発行するもの、自分で用意できるものにわかれます。

市町村が発行する収入証明書を求められた場合は、取得できるのは「その年の1月1日に住所を置いていた市区町村の役場窓口」のため、転居先の自治体が異なる場合は注意が必要です。
事前にどこへ、どの種類の収入証明書を発行してもらうのか確認しておきましょう。
また、勤め先へ発行を依頼する場合は、発行期間を考慮して、早めに担当者へ依頼しておく必要もあります。
次に賃貸借契約において収入証明書がなぜ必要なのかを説明します。

家賃滞納を未然に防ぐための判断基準

家賃は、賃貸物件を借りる上でもっとも重要な支払い義務の一つです。
家主は収入証明書を提出してもらうことで、契約者が家賃を確実に支払えるだけの収入を持っているかどうかを判断します。

もし、家賃滞納リスクが高いと判断された場合、契約を断られたり、連帯保証人を求められたりする可能性があります。
支払いが滞ることなく、契約者も家主も安心して契約を結べるように、安定して収入があることを収入証明書で確認できることで、貸主も借主もお互いのニーズを満たすことができます。
収入証明書を確認しておくことで、契約者が家賃を滞納した場合の家主は多額の損失を被ることなどの問題も起こらず済むでしょう。

支払い可能な家賃となっているかどうかの判断

家賃は、一般的には契約者の収入を基準に設定されます。
収入証明書を提出することで、家主は契約者の収入を把握し、適切な家賃を設定することができるでしょう。
収入を確認することで、契約者が継続的に家賃を支払うことができるかどうかを判断し、支払い遅延や、未払いなどの、トラブルを防ぐための判断基準となります。

連帯保証人における収入証明書の役割

賃貸借契約において、連帯保証人を立てる場合にも、収入証明書の提出が求められることがあります。
連帯保証人は、契約者が家賃を滞納した場合に、代わりに支払い義務を負う重要な役割を担います。
そこで、連帯保証人が実際にその責任を負う能力を持っているかどうかを確認するため、収入証明書によって連帯保証人の収入を審査する必要があるのです。

まとめ

賃貸借契約では、印鑑証明書、住民票、収入証明書が必要で、それぞれが本人確認や家賃滞納リスク判断などの役割を果たします。
不動産会社により必要書類は異なるため、事前に確認し、リストアップしておくことが重要です。
必要書類は不動産会社によって異なる場合があるので、事前に確認しておき、準備するすることで、無駄を省くことができます。